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CALS/ECの目的の一つに「情報の共有化」がありましたが、「情報の共有化」をすることはどのようなメリットがあるのでしょうか。また、どのような情報を共有化すればよいのでしょうか。 |
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情報の共有はナレッジ・マネジメント（Knowledge Management：以下KMと略す）という言葉として、最近良く使われているようです。
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KMとは、「経営に必要な情報を共有することにより、企業の知的総合力を高め、経営革新を行うマネジメント」ということがいえるでしょう。そのための強力なツールとしてIT（Information Technology）があります。
KMには3つのポイントがあります。一つは、データベースとネットワーク（LAN）の組合せによるデータレベルの情報共有です。二つ目は、Eメールやグループウェアの利用による知識（ナレッジ）の情報共有です。三つ目が、ネットワークを通じて呼びかけなどのノウハウ（知恵）の情報共有です。
KMの目的は、社員に適切なナレッジを提供することによって社員の能力をフルに引き出すことです。
しかし、KMを有効に実施している企業はまだまだ少ないようです。これは、提供する情報をすべて記録しているケースが多いためです。つまり、共有化する価値のある情報を選別せずに記録しているために共有化された情報に対して使用する人がメリットを感じていないからです。
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KMを成功させるためには、まず自分たちの組織にとって必要なナレッジとはどのようなものかを規定する必要があります。最初からあれもこれも実施するのではなく簡単なところから実施していくことが必要です。
ある建設会社では、現場代理人が自分の担当している現場の進捗を一週間に一回デジタル写真に取り、社内の掲示板に簡単なメッセージと一緒に載せています。こうすることにより社内全ての人が、どのような現場でどのぐらい工事が進捗しているか大まかではありますが理解できるようになりました。
その結果、例えば経理担当者が、そろそろこの担当者からは、どの協力会社の請求書が回ってくるか想定できるようになりました。また、現場では、現場を写真で紹介するため、きれいに掃除するようになり、施主からも高い評価を受けるようになりました。
KMも難しく考えるのではなく、皆がどのようなことを知れば会社がスムーズに動くかを考え少しずつ追加していくことにより共有できる情報量が増えることでしょう。
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